Privacyverklaring2018-07-11T10:18:59+00:00
Loading...

Stichting Gastvrij ‘s-Hertogenbosch

Datum: 16 Maart 2018

Inleiding

Dit document gaat in op de privacyverklaring. Op het moment dat een organisatie persoonsgegevens verwerkt, ontstaat de verplichting transparant te communiceren met de betrokkenen.

Gastvrij ‘s-Hertogenbosch verwerkt uw persoonsgegevens zorgvuldig, veilig en vertrouwd. Wij vinden het belangrijk dat u vertrouwen heeft in onze organisatie. Daarom doen we er graag alles aan om uw privacy te beschermen. De regels over het beschermen van uw privacy zijn vastgelegd in de Algemene Verordening Gegevensbescherming, waarbij de Autoriteit Persoonsgegevens toezicht houdt op de naleving van de wet. Gastvrij ‘s-Hertogenbosch handelt binnen de kaders van de wet.

Opbouw privacyverklaring

In de inleiding van dit document is informatie te vinden over Gastvrij ‘s-Hertogenbosch als organisatie als het gaat om de verwerking van persoonsgegevens. Daarna wordt duidelijk welke persoonsgegevens we verwerken en voor welke doelen we dit doen. Ook wordt toegelicht voor welke diensten we de gegevens verwerken en op basis van welke grondslag we dit mogen doen. Het delen van gegevens met andere partijen is belicht, evenals de beveiliging van persoonsgegevens samen met het behandelen van de bewaartermijnen. Als laatst is een onderdeel toegevoegd over welke rechten u als klant/vrijwilliger heeft en de mogelijkheid om een klacht in te dienen of contact op te nemen met Gastvrij ’s-Hertogenbosch.

Wat zijn persoonsgegevens?

Persoonsgegevens zijn alle gegevens die herleidbaar zijn tot een persoon. Voorbeelden hiervan zijn uw naam, adres, telefoonnummer en rekeningnummer. Soms aggregeren of anonimiseren we uw persoonsgegevens zodat u niet meer herleidbaar bent als persoon.

Ben u verplicht om persoonsgegevens te verstrekken?

Soms zijn wij wettelijk verplicht om bepaalde persoonsgegevens van u te bewaren of te verstrekken, bijvoorbeeld voor de opsporing van strafbare feiten.

In veel gevallen is het nodig om een aantal persoonsgegevens van u te gebruiken om u de dienst of product te kunnen bieden die u bij ons afneemt.

Voor sommige extra producten en diensten zoals onze nieuwsbrief vragen we eerst uw uitdrukkelijke toestemming, voordat we meer persoonsgegevens van u verzamelen, dit kan ook gebeuren als het gaat om eventuele gevoelige persoonsgegevens zoals het gebruik van een bankrekeningnummer. Op deze twee middelen gaan we hieronder wat uitvoeriger in.

Gastvrij ‘s-Hertogenbosch heeft een eigen nieuwsbrief. Voor het versturen van de nieuwsbrief vragen wij om uw toestemming. Voor het versturen van de nieuwsbrief mogen wij uw persoonsgegevens, die we hebben gekregen als vrijwilliger voor onze stichting niet gebruiken. Dit komt omdat u de persoonsgegevens heeft afgegeven voor een ander doel dan het versturen van een nieuwsbrief.

Gegevens verzameld bij anderen?

Gastvrij ‘s-Hertogenbosch verzamelt geen gegevens bij derde partijen. De enige gegevens die wij verwerken ontvangen we van de betrokkenen (vrijwilligers) zelf.

Wie is de verantwoordelijke voor de verwerking van persoonsgegevens?

Gastvrij ‘s-Hertogenbosch is als stichting de juridische verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerking van persoonsgegevens.

Wie is de functionaris van gegevensbescherming of privacy officer?

Gastvrij ‘s-Hertogenbosch heeft, gezien zijn kleine omvang van minder dan 250 Vrijwilligers niet gekozen voor een Functionaris Gegevensbescherming. Deze functie Privacy officer wordt intern vervuld door de heer F. Terstappen en te bereiken via het e-mailadres secretariaat@Gastvrij-shertogenbosch.nl

Welke persoonsgegevens gebruiken wij voor onze diensten en producten?

Persoonsgegevens kunnen voor het gemak worden onderverdeeld in categorieën. Wij gebruiken de volgende categorieën persoonsgegevens van u:

  1. (Categorie 1) Naam en contactgegevens (normale gegevens):

Dit zijn uw voor- en achternaam, adres, geboortedatum, e-mailadres, telefoonnummer/mobiel (van uw zelf of in geval van nood), tijden van beschikbaarheid

  1. (Categorie 2) Bijzondere/gevoelige persoonsgegevens:

Dit zijn kledingmaten en de Verklaring Omtrent Gedrag (VOG) noodzakelijk voor de Chauffeurs.

Voor welke doelen gebruiken we uw gegevens?

We gebruiken de genoemde persoonsgegevens voor verschillende doelen. De volgende doelen worden onderscheiden:

  • Inschrijven van een vrijwilliger
  • Inplannen werkzaamheden Toprooster
  • Passen juiste (werk)kleding
  • Aanvragen VOG-verklaring Chauffeurs
  • Versturen Nieuwsbrief Gastvrij ‘s-Hertogenbosch

Voor welke diensten gebruiken we uw gegevens?

  1. Dienst 1: inschrijven van een vrijwilliger
    Het doel is het inschrijven van een vrijwilliger in onze systemen, Dit gebeurt op basis van een inschrijfformulier. Gastvrij ‘s-Hertogenbosch gebruikt hiervoor de persoonsgegevens uit de 1e categorie: Naam en Contactgegevens.
  1. Dienst 2: Inplannen in TopRooster
    Om vrijwilligerswerkzaamheden te kunnen uitvoeren dienen de vrijwilligers aan te geven wanneer zij beschikbaar zijn voor werkzaamheden. Dit gebeurt in het systeem Toprooster op basis van de 1e categorie: Naam, Contactgegevens en beschikbaarheidsgegevens.
  1. Dienst 3: Passen juiste (werk)kleding
    Vrijwilligers van de Stichting Gastvrij ’s-Hertogenbosch zijn herkenbaar aan hun blauwe kleding (blouse en/of jas). Om te komen tot de juiste kleding worden kledingsmaten gevraagd bij de inschrijving van een vrijwilliger (Categorie 2: Bijzondere/gevoelige persoonsgegevens).
  1. Dienst 4: Aanvragen VOG Verklaring
    Voor het rijden van de Hop-On/Hop-Off busjes is een Verklaring Omtrent goed Gedrag (VOG) verklaring noodzakelijk. Deze wordt door de bestuurders van de Hop-on/Hop-off busjes via de Gemeente en het Ministerie van Veiligheid en Justitie aangevraagd. Dit gebeurt op basis van Categorie 2: Bijzondere/ gevoelige persoonsgegevens.
  1. Dienst 5: Versturen nieuwsbrief.
    Op basis van de persoonsgegevens van de vrijwilligers (categorie 1: Naam en Contactgegevens) wordt maandelijks de nieuwsbrief Gastvrij ’s-Hertogenbosch verstuurd naar de vrijwilligers.

Op basis van welke grondslagen gebruiken we uw gegevens?

  1. Toestemming
    Gastvrij ‘s-Hertogenbosch gebruikt voor het versturen van de nieuwsbrief en het verwerken van de inschrijfformulieren als grondslag toestemming. Deze toestemming wordt gevraagd via het inschrijfformulier, waarbij de vrijwilliger aangeeft akkoord te gaan met het versturen van de nieuwsbrief en het verwerken van de inschrijfgegevens. Deze toestemming bewaart Gastvrij ‘s-Hertogenbosch ter registratie.
  1. Overeenkomst
    Het aanvragen van een Verklaring Omtrent goed Gedrag voor de bestuurders van de Hop-On/Hop-Off busjes gebeurt op basis van een Overeenkomst (via de Gemeente en het Ministerie van Veiligheid en Justitie). Deze overeenkomst bewaart Gastvrij ’s-Hertogenbosch ter registratie.

Bestaan van geautomatiseerde individuele besluitvorming

Gastvrij ’s-Hertogenbosch maakt geen gebruik van geautomatiseerde individuele besluitvorming, omdat dit voor onze dienstverlening niet nodig is. Dit houdt in dat Gastvrij ’s-Hertogenbosch bijvoorbeeld niet aan profiling doet.

Delen we de gegevens met andere partijen?

Gastvrij ’s-Hertogenbosch deelt de persoonsgegevens niet met andere organisaties. Daarnaast maakt Gastvrij ’s-Hertogenbosch gebruik van een aantal softwareprogramma’s. De leveranciers van deze programma’s hebben geen toegang tot de persoonsgegevens. Het verwerken van de persoonsgegevens gebeurt door de Stichting Gastvrij ’s-Hertogenbosch zelf.

Worden uw gegevens buiten de EU gebracht?

Gastvrij ’s-Hertogenbosch heeft als uitgangspunt om persoonsgegevens alleen binnen de EU te verwerken. Aangezien de privacyverordening van toepassing is binnen de EU, kan daarmee in beginsel altijd een passend beschermingsniveau verzekerd worden.

Hoe beveiligen we uw gegevens?

Omdat de beveiliging van persoonsgegevens erg belangrijk is, heeft Gastvrij ’s-Hertogenbosch een strikt beleid als het hier om gaat. Zoals eerder in dit statement is duidelijk gemaakt verwerken we alleen persoonsgegevens binnen de EU. Bovendien hanteren we verschillende technische en organisatorische maatregelen om ervoor te zorgen dat de persoonsgegevens niet misbruikt kunnen worden of op een andere manier in handen van de verkeerde persoon terecht komen.

Hoe lang bewaren we uw gegevens?

  1. (Categorie 1) Naam en contactgegevens (normale gegevens)
    Deze gegevens bewaren we zolang een vrijwilliger bij ons ingeschreven staat en twee jaar nadat de vrijwilliger weg is.
  1. (Categorie 3) Bijzondere / gevoelige persoonsgegevens
    Deze gegevens bewaren we zolang een vrijwilliger bij ons ingeschreven staat en twee jaar nadat de vrijwilliger weg is.

Welke rechten hebt u op basis van de verwerking van persoonsgegevens?

Gastvrij ’s-Hertogenbosch vindt het belangrijk dat de vrijwilliger de rechten op basis van de wet goed kan uitoefenen. Daarom is het heel makkelijk om via onder andere de website contact op te nemen met ons. Onder het kopje ‘contact’ zijn verschillende formulieren te vinden die hierbij kunnen helpen. Via deze formulieren kunt u gebruik maken van de volgende rechten:

  1. Het recht van inzage: u hebt het recht om inzage te krijgen in welke persoonsgegevens wij van u verwerken;
  2. Het recht van correctie: indien de persoonsgegevens die wij van u verwerken niet juist zijn, hebt u het recht om deze aan te laten passen;
  3. Het recht van verwijdering: indien wij uw persoonsgegevens niet meer nodig hebben voor het doel waarvoor we ze hebben gekregen, hebt u het recht ons te vragen deze te verwijderen.
  4. Het recht van beperking: gedurende de periode dat we bezig zijn om te bepalen of uw gegevens gerectificeerd moeten worden, het bepalen van de onrechtmatigheid van gegevensverwerking, het bepalen of gegevens verwijderd moeten worden of u bezwaar hebt ingediend tegen de verwerking, hebt u het recht om de beperking van de verwerking aan te vragen;
  5. Het recht van dataportabiliteit: op uw verzoek moeten wij alle persoonsgegevens die wij van u hebben overdragen naar u of een andere organisatie naar uw keuze. U kunt alleen van dit recht gebruik maken indien de gegevens worden verwerkt op grond van toestemming of overeenkomst;
  6. Het recht van bezwaar: indien wij gegevens verwerken op grond van gerechtvaardigd belang of algemeen belang, is het mogelijk bezwaar te maken waarna een belangenafweging zal volgen. In het geval van direct marketing hebt u altijd het recht van bezwaar.

Klacht indienen bij de bevoegde autoriteit: Autoriteit Persoonsgegevens

Gastvrij ’s-Hertogenbosch vindt het belangrijk om tevreden klanten/vrijwilligers te hebben. Ook al doen wij er alles aan om dit na te streven, kan het voorkomen dat u als klant/vrijwilliger niet tevreden bent. Het is mogelijk om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, indien het gaat om de bescherming van persoonsgegevens. Dit kan via: https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/nl/contact-met-de-autoriteit-persoonsgegevens/tip-ons

Hoe kunt u contact met ons opnemen?

Mocht u nog vragen hebben, een klacht hebben of wilt u graag extra informatie over het inroepen van uw rechten dan kunt u mailen naar secretariaat@Gastvrij-shertogenbosch.nl.